Redução do uso de papel em empresas

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Sabia que entre 3% e 8% do orçamento da sua empresa pode estar sendo desperdiçado pelo mau uso de papel? E esse prejuízo também é sentido pelo meio ambiente.

Afinal, você sabe com precisão qual a quantidade de papel utilizada na sua empresa? Você tem um controle dos seus custos com impressão? Sabe exatamente quanto cada colaborador gasta em impressões por mês?

Aliás, você acha que os documentos da sua empresa estão seguros apenas em meio impresso? E a localização de dados e informações, é prática? Ou é preciso remexer pastas e caixas?

Já parou para pensar que a digitalização pode resolver muitos de seus problemas e ainda reduzir seus custos? Essa também pode ser considerada uma atitude ambientalmente consciente. Saiba mais:

1 – Digitalização: desconhecimento e receio

Em um mundo tão digital, uma enorme quantidade de papel ainda tem sido desperdiçada pela falta de costume em lidar com práticas mais digitais no cotidiano de trabalho. Muitas pessoas ainda se sentem mais confortáveis com documentos impressos do que com sua versão virtual, por exemplo.

Segundo o especialista em gestão de processos, Jorge Edson Ribeiro, “o que freia o processo de redução de uso de papel é a falta do conhecimento das tecnologias existentes”. Afinal, com o arquivamento digital, é possível garantir mais segurança para os documentos da empresa, utilizando-se, por exemplo, de sistemas de senhas de diferentes níveis de acesso e espelhamentos (backups).

Nesse sentido, alguns órgãos públicos têm saído na frente no processo de informatização, abandonando formulários físicos, com iniciativas para notas fiscais eletrônicas e processos judiciais online, por exemplo, investindo em equipamentos e programas de computação e no treinamento dos colaboradores para atuarem com as novas ferramentas.

2 – Motivos para (e benefícios de) reduzir o uso de papel:

– Redução de custos e otimização de recursos.

O uso de papel acarreta em custos com compras, transporte, cópias, impressões, etc. E ainda envolve outros gastos com impressoras e tonners de tinta, por exemplo, além de preocupações com espaço para arquivamento de documentos, segurança, prevenção contra incêndio e deterioração, entre outras.

Optar pela digitalização de documentos e processos pode ser uma boa alternativa para evitar esses tipos de gastos e contratempos. É claro que pode ser necessário um investimento inicial em programas de gestão de documentos ou no treinamento de alguns colaboradores. Mas a decisão contribui certamente para uma redução de custos em médio e longo prazo e para uma melhor produtividade, otimizando recursos valiosos, como o tempo gasto na localização de arquivos e demais informações.

– Organização do ambiente de trabalho.

O acúmulo de papéis e documentos no ambiente de trabalho acaba limitando o espaço disponível. Evitar tal acúmulo libera espaço para outras atividades.

Além disso, segundo a Sociedade Brasileira de Coaching, um ambiente de trabalho mais harmônico e organizado afeta positivamente o desenvolvimento dos colaboradores, contribuindo para uma melhor produtividade.

– Segurança das informações.

Documentos impressos estão sujeitos a extravio, manuseio incorreto e outros acidentes.

Transferindo esse material para plataformas digitais, é possível gerar backups de segurança, promover acesso remoto aos envolvidos em cada processo e aplicar recursos avançados de proteção de dados, para ter certeza de que o acervo de sua empresa está bem protegido.

– Preservação do meio ambiente.

O elevado volume de produção de papel tem levado o desmatamento aos últimos limites, resultando em perdas significativas para o meio ambiente.

Agir de forma mais sustentável não é só mais uma tendência, mas uma exigência pela sobrevivência do planeta. Assumir posturas ecossustentáveis ainda valoriza a imagem das organizações e fortalece laços com os consumidores.

Além disso, é preciso levar em consideração um dado verificado pela ABDG – Associação Brasileira de Geração Distribuída (de fontes de energias renováveis) – que constatou que cerca de 37% das impressões são desnecessárias; poderiam ser acessadas e geridas virtualmente.

Que tal começar a repensar o uso de papel em sua empresa?

3 – Como reduzir o uso de papel?

Não basta usar os dois lados de cada folha e evitar uma ou outra impressão que considere desnecessária. Uma estratégia mais eficiente para reduzir o uso de papel pode ser mesmo começar a digitalizar os processos e documentos da sua empresa.

Naturalmente, ainda não conseguimos chegar a um índice zero de uso de papel nas empresas. Mas é preciso vencer a desconfiança sobre o arquivamento digital e buscar ampliar conhecimento sobre as tecnologias disponíveis.

Já existem, por exemplo, empresas de tecnologia que se dedicam exatamente a criar softwares e programas de gerenciamento de processos e documentos digitais, com a finalidade de reduzir o uso de papel e tornar outros negócios mais avançados, produtivos e competitivos.

No Sul do Brasil, um bom exemplo é a NDDigital, empresa de soluções de digitalização que foi destaque no painel SC que Dá Certo realizado recentemente em Lages. Entre os clientes da empresa estão grandes nomes como o grupo Ford, Pão de Açúcar, Avon, etc. Outro caso notório, no mesmo segmento, é o da Selbetti, que já foi apontada seis vezes consecutivas pela Revista Exame como uma das PME’s que mais crescem no país. Provas de que a tendência da digitalização vem se espalhando.

4 – Um bom exemplo

Só em 2011, quando começou seu processo de digitalização, a operadora de planos de saúde Amil deixou de gastar R$ 6,2 milhões em folhas de papel sulfite. Foram 72,9 milhões de folhas A4 a menos que em anos anteriores.

O processo de digitalização está em curso há cinco anos e envolve colaboradores, clientes e fornecedores. A diretora de Sustentabilidade, Odete Freitas, explica que “não dá pra abrir mão de alguns documentos em papel, em função das questões da lei”. Mas alguns processos foram facilmente digitalizados. O livro de médicos e serviços credenciados, por exemplo, que era entregue a cada novo usuário, foi substituído por uma lista na Internet. Hoje,“até a atualização é mais prática”, comenta a diretora.

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