Folha de Pagamento: um guia completo

Administrar uma empresa exige o controle de diversas áreas e a tomada de decisões estratégicas para fazer o negócio prosperar. Entre as inúmeras demandas, uma boa administração da Folha de Pagamento é fundamental para o sucesso do negócio.

Afinal, além de tratar-se de uma obrigação legal da empresa, a Folha de Pagamento tem funções operacional, contábil e fiscal. Espelhando a remuneração de cada funcionário em todos os seus detalhes, é de extrema relevância para os controles financeiro e fiscal do negócio. Além disso, pode evitar futuras complicações com processos trabalhistas, entre outros.

Então, confira como é composta e calculada uma Folha de Pagamento. E veja também algumas dicas para fazer uma melhor administração financeira da Folha de Pagamento da sua empresa.

 

– O que deve constar na Folha de Pagamento?

 

A elaboração da Folha de Pagamento e a entrega dos recibos de pagamento (holerite) aos funcionários são atividades obrigatórias para todos os tipos de empresas. Mas não existe um modelo oficial para a elaboração da Folha de Pagamento.

O documento pode ser feito conforme os critérios da empresa, desde que não prejudique nenhum ponto de vista legal, incluindo todos os registros financeiros de cada um dos colaboradores.

Obrigatoriamente, a Folha deve conter: o valor do salário de contratação do funcionário; a frequência (faltas, atrasos e afastamentos); os descontos com encargos, impostos e benefícios legais; além da forma de pagamento e da data em que o valor estará disponível.

Todos esses fatos devem ser expressos em valores numéricos, com os devidos códigos, referências e percentagens. Por isso, a Folha de Pagamento é um documento contábil extremamente técnico e o ideal é que seja desenvolvida por especialistas da área. Em todo caso, entenda melhor como esse documento é elaborado passo a passo:

 

– Passo a passo para elaboração da Folha

 

1 – Classificação do funcionário

O primeiro passo para a elaboração da Folha de Pagamento é registrar o código de classificação de cada colaborador conforme sua categoria.

 

A categoria do funcionário define a classificação da atividade/função exercida. Além disso, cada categoria é regulamentada por uma Convenção Coletiva, que determina normas base para o cálculo de outros valores da Folha (como INSS, FGTS, etc.).

 

2 – Análise das horas de trabalho

O próximo passo é observar a folha de ponto de cada funcionário, analisando as horas trabalhadas, as horas extras, as jornadas remuneradas, assim como os atrasos, as faltas e os afastamentos. Os devidos registros devem ser feitos na Folha de Pagamento.

 

> Atrasos e faltas

Ausências justificadas podem ser abonadas, como em caso de apresentação de atestado médico, por exemplo. Caso não haja justificativa válida, o desconto será feito do pagamento bruto do colaborador.

 

> Insalubridade e outros proventos

Funcionários expostos a riscos de saúde ou a ambientes com altos graus de periculosidade podem receber até 40% a mais, dependendo do grau de insalubridade a que estão sujeitos. É preciso incluir na Folha esse tipo de adicionais, assim como comissões, adicionais noturnos, etc.

 

3 – Desconto de encargos e impostos

 

> INSS

Para assegurar os benefícios mensais em prol da futura aposentadoria dos colaboradores, devem ser contabilizados na Folha de Pagamento, os descontos referentes à Previdência Social.

A porcentagem a ser descontada de cada trabalhador é diferenciada de acordo com as faixas salariais e para algumas categorias de empregados. Consulte as alíquotas incidentes em cada caso, de acordo com as Tabelas da Previdência Social.

 

> IRRF

O Imposto de Renda Retido na Fonte é a parte do desconto tributada ao governo, mensalmente. O valor descontado depende de uma Base de Cálculo = salário bruto –contribuição para INSS –pensão alimentícia –número de dependentes x 189,59. A partir dessa base de cálculo, o trabalhador paga o imposto referente à faixa em que se localize, variando as alíquotas de 7,5% a 27,5%, conforme tabelas disponibilizadas anualmente pela Receita Federal (consulte aqui). O IRRF descontado do trabalhador é = base de cálculo x alíquota – dedução.

> Contribuição sindical

Os descontos referentes aos sindicatos são variados, conforme a categoria de cada funcionário. Alguns são obrigatórios e outros não. Vale consultar um especialista contábil para saber quais os descontos válidos para cada categoria.

 

4 – Cálculo do FGTS

O FGTS não deve ser descontado do trabalhador. Mas a empresa é obrigada a depositá-lo até o dia 07 de cada mês. E a operação deve fazer parte dos cálculos da Folha de Pagamento.

A contribuição serve para amparar o trabalhador em caso de demissão, doenças ou para a compra da casa própria, por exemplo. E o valor é correspondente a 8% da remuneração do funcionário.

 

5 – Dedução de benefícios legais

> Vale transporte

De acordo com a CLT, a empresa deve conceder o Vale-transporte, independente da distância que o funcionário percorra entre residência-trabalho, utilizando-se do transporte público. O desconto no salário bruto do funcionário é de até 6%, conforme a legislação. O restante é responsabilidade da empresa. O funcionário deve informar a condução que utiliza e autorizar o desconto em Folha.

 

> Outros descontos

A empresa pode oferecer outros benefícios aos trabalhadores, como Vale-refeições, planos de saúde e/ou odontológicos, adiantamentos de salários, etc. Os descontos variam de acordo com os salários e programas, devendo constar na Folha de Pagamento.

 

– Como manter o controle financeiro da Folha de Pagamento?

 

> Apoio especializado

A elaboração e o cálculo mensal da Folha de Pagamento exigem conhecimentos específicos, envolvendo leis trabalhistas e noções de matemática financeira no ramo da contabilidade. Por isso, é de grande valia o apoio de profissionais especializados – tanto de RH quanto de contabilidade.

É claro que é importante para o administrador ter o seu próprio controle sobre o pagamento dos colaboradores. Mas a elaboração da Folha vai muito além disso.

Dessa forma, à medida que a empresa cresce, tende a ser necessário contratar profissionais especializados ou terceirizar o serviço, contando com o auxílio de profissionais de confiança, informados sobre os prazos de cada tributo e prontos para lidar com todo o volume de dados de cada funcionário.

 

> App’s de controle

Para ter melhor controle geral, os gestores também podem contar com softwares para elaboração da Folha de Pagamento e com aplicativos de gestão para uso em smartphones ou tablets, como o Bling, o Conta Azul ou o Qipu.

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> Reserva financeira

Além de contar com apoio especializado e ferramentas de gestão específicas, também é importante manter um bom acompanhamento do quadro de funcionários, das horas trabalhadas e das mudanças ocorridas. Isso ainda inclui fazer uma previsão de gastos recorrentes e manter uma reserva financeira destinada aos pagamentos de férias, 13º salário e FGTS dos funcionários.

Segundo especialistas, você pode calcular o investimento mensal a ser feito nessa poupança incluindo, para cada colaborador:

– 1/3 do salário bruto do funcionário dividido por 12 meses, relativos às férias;

– 1/12 do salário bruto do funcionário, relativo ao 13º;

– 8% do salário bruto dividido por 12 (para o FGTS do 13º) + 8% sobre 1/3 do salário divido por 12 (para o FGTS das férias) + 4% sobre o salário dividido por 12 (para multa do FGTS rescisório em caso de dispensa sem justa causa).

Criar uma conta separada para o pagamento de salários e a reserva financeira desses benefícios também é uma boa dica de controle.

Melhor ainda se você optar por abrir sua conta em uma instituição financeira que ofereça taxas de juros menores e mais vantagens para sua empresa, como é o caso das cooperativas de crédito. Saiba mais aqui e aqui.

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